Montar uma nota explicativa

Para quem prepara as notas explicativas.

As notas ficam no menu Demonstrações Financeiras, em três itens. "Cadastro Nota Explicativa" guarda as notas e as linhas de cada uma. "Template de Nota Explicativa" guarda o Word com o texto. "Notas Explicativas" mostra o resultado. O código da nota é o mesmo da coluna Nota da demonstração, e é por ele que o TOPO confere uma com a outra.

Os dois cadastros aparecem só para o administrador do módulo. A tela "Notas Explicativas" aparece para todo usuário do módulo.

Passo a passoCopiar link da seção

1. Cadastre a notaCopiar link da seção

1. Abra "Cadastro Nota Explicativa" e clique em "Nova nota".
2. Preencha "Código" (por exemplo, 05), "Título" (por exemplo, Caixa e equivalentes de caixa) e "Ordem" (a posição da nota no documento, por exemplo 10).
3. "Texto antes da tabela" e "Texto depois da tabela" são opcionais. Use quando não houver template em Word.
4. Clique em "Criar".

2. Cadastre as linhas da notaCopiar link da seção

Cada linha soma o saldo das contas contábeis marcadas nela, com o sinal do balancete. Para isso, as contas precisam ter indexador no Plano de Contas (veja Demonstrações financeiras).

1. Na lista de notas, clique no nome da nota para abrir as linhas dela.
2. Clique em "Cadastrar linha". O diálogo "Nova linha da nota" tem estes campos:
   • "Descrição da linha": o texto que aparece na tabela.
   • "Indexadores": os indexadores cujas contas a linha pode somar. Marque primeiro os indexadores.
   • "Contas contábeis": a lista mostra só as contas ligadas aos indexadores marcados. Marque as que a linha soma.
   • "Ordem": a posição da linha dentro da nota.
   • "Parte": de Parte 1 a Parte 4. Cada parte vira uma coluna da tabela, lado a lado. Deixe Parte 1 quando a nota tem uma coluna só.
3. Clique em "Criar".

Exemplo de linha preenchida:

Se você marcar uma conta sintética e também uma conta filha dela, o diálogo avisa que o saldo seria contado duas vezes. Deixe só uma das duas.

O diálogo cria linhas analíticas, que somam contas. Linha de total (com fórmula) e linha de título entram pela planilha do passo 5.

3. Carregue o template em WordCopiar link da seção

O template é o Word das notas da empresa. No lugar de cada tabela, ele tem o marcador com o código da nota, num parágrafo sozinho: {{NOTA 5}} para a nota de código 5. Zero à esquerda não importa, então {{NOTA 5}} acha a nota 05.

1. Abra "Template de Nota Explicativa".
2. Para começar de um modelo, clique em "Baixar Modelo Word". O arquivo traz um marcador para cada nota ativa.
3. Escreva o texto no Word e salve em .docx.
4. Escolha a empresa. "Todas" vale para toda empresa que não tem template próprio.
5. Arraste o arquivo para a área "Arraste o modelo em Word (.docx) aqui" e clique em "Analisar". A prévia lista os marcadores e os avisos.
6. Clique em "Salvar template". Carregar outro arquivo na mesma empresa substitui o anterior.

4. Edite o template dentro do TOPOCopiar link da seção

1. Na lista de templates carregados, clique no lápis "Editar template" da empresa.
2. Clique no parágrafo e use a barra: estilo do parágrafo, "Negrito", "Itálico", "Lista" e "Remover parágrafo".
3. Para pôr a tabela de uma nota num ponto do texto, escolha a nota em "Inserir nota...". O TOPO insere o marcador {{NOTA código}}.
4. Clique em "Salvar". A versão anterior vai para o "Histórico de versões".
5. Para voltar a uma versão antiga, clique em "Restaurar" na linha dela e confirme. A versão que estava em uso também fica no histórico.

Cabeçalho, rodapé, estilos e tabelas do Word ficam como estão.

5. Cadastre várias notas de uma vez (opcional)Copiar link da seção

1. Em "Cadastro Nota Explicativa", clique em "Importar".
2. Clique em "Baixar Modelo Excel". A planilha vem com as notas ativas e as linhas delas, no formato que a importação aceita.
3. Preencha a planilha. "Código da nota" e "Título da nota" são obrigatórios. Na coluna "Fórmula", escreva as descrições das linhas que o total soma, por exemplo Caixa + Bancos.
4. Envie a planilha, clique em "Analisar", confira a prévia e clique em "Confirmar importação".

6. Veja e baixe o documentoCopiar link da seção

1. Abra "Notas Explicativas". A tela abre na aba "Documento completo".
2. Escolha a empresa e a competência. O TOPO mostra o texto do template com a tabela de cada nota calculada, e a competência anterior ao lado.
3. Clique em "Baixar Word" ou "Baixar PDF".
4. Para ver uma nota de cada vez, use a aba "Nota por nota" e escolha também a nota. Abaixo da tabela, "Conferência com a DF" compara o total da nota com a linha da demonstração de mesmo código.

Na tela das demonstrações e nos Indicadores contábeis, o botão "Notas explicativas" abre esta tela com a empresa e a competência que você já escolheu.

Excluir nota ou linhaCopiar link da seção

Na lista de notas, e na lista de linhas de uma nota, cada linha tem o botão de lixeira (Excluir). A exclusão não pode ser desfeita.

O TOPO não deixa excluir o que está em uso. O botão fica bloqueado, e ao passar o mouse ele mostra o motivo, por exemplo:

• Não dá para excluir a nota 05. Usada no template de Todas as empresas. Tem 3 linhas cadastradas.
• Não dá para excluir a linha "Bancos". Somada no total "Total". Tem valor na competência 08/2026 da empresa Alfa Comércio.

Para excluir, tire antes o que o motivo aponta: o marcador do template, as linhas da nota ou a ligação com a linha da demonstração. Linha com valor em balancete liberado não pode ser excluída. Nesse caso, inative a linha.

ExemploCopiar link da seção

A nota 05 da Alfa Comércio Ltda. é "Caixa e equivalentes de caixa". Ela tem as linhas Caixa (conta 1.1.01) e Bancos (conta 1.1.02), as duas na Parte 1, e uma linha Total com a fórmula Caixa + Bancos, cadastrada pela planilha. O template de Todas tem o parágrafo "5. Caixa e equivalentes de caixa" e, logo abaixo, {{NOTA 5}}. Em Notas Explicativas, com a Alfa Comércio e 08/2026, o documento mostra o texto e a tabela da nota com total de R$ 51.300,00, o mesmo valor da linha do Balanço Patrimonial com nota 5. A equipe clica em "Baixar Word" e manda o arquivo para a auditoria.

Quando der erradoCopiar link da seção

• "Nenhum template de nota explicativa carregado para esta empresa nem para Todas." Carregue o Word no passo 3, para a empresa ou para Todas. O botão "Carregar template" leva à tela certa.
• {{NOTA 7}}: não há nota ativa com o código 7 no cadastro. O template cita uma nota que não existe ou está inativa. Cadastre a nota ou corrija o marcador. O documento mostra o aviso no lugar da tabela.
• "... está dentro de uma tabela ou caixa de texto do Word e não é trocado." Tire o marcador da tabela e deixe-o num parágrafo sozinho.
• Linha 4: a conta "9.9.99" não está no plano de contas de nenhuma empresa. A planilha cita uma conta que não existe. Corrija o código ou cadastre a conta no plano.
• "Nenhuma conta do plano vinculada a estes indexadores". As contas ainda não têm o indexador no Plano de Contas. Informe o indexador nas contas e abra o diálogo de novo.
• A "Conferência com a DF" mostra diferença. O total da nota não bate com a linha da demonstração de mesmo código. Confira as contas e as partes das linhas da nota.
• "Não foi possível carregar o documento final." Atualize a página. Se repetir, abra um chamado.